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CODICE ETICO
Mavive S.p.A. (di seguito denominata “Mavive” o la “Società”) da tempo è impegnata a svolgere il ruolo di azienda etica e socialmente responsabile.
La Società si trova ad operare in una molteplicità di contesti in continua e rapida evoluzione. Data la complessità di questo scenario, è importante che la Società ribadisca con forza la propria cultura, definendo con chiarezza l’insieme dei valori in cui essa si riconosce e che condivide, unitamente alle responsabilità che essa si assume sia verso l’interno che verso l’esterno.
La Società ha, quindi, predisposto il presente Codice Etico al fine di enunciare con chiarezza e trasparenza i principi etici cui si ispira e le regole di condotta da seguire nello svolgimento delle proprie attività, nella convinzione che ciò sia anche condizione per il successo dell’impresa.
Il Codice Etico deve rappresentare la bussola per orientare tutte le attività del business, rafforzare i rapporti con gli interlocutori esterni e valorizzare il brand della Società: è quindi fondamentale che esso sia conosciuto, compreso e condiviso da tutti gli interlocutori della Società – rappresentati da quelle categorie di individui, gruppi, enti e istituzioni le cui aspettative sono in gioco nel corso della conduzione delle attività aziendali e che, a vario titolo, possono contribuire al perseguimento degli obiettivi di La Società (di seguito denominati gli “Stakeholders”) -, in modo che ciascuno possa interpretare al meglio il proprio operato.
La Società è un’organizzazione che si pone come obiettivo primario il commercio all'ingrosso di profumi e cosmetici e la fabbricazione di prodotti per toletta (profumi, cosmetici, saponi e simili).
Nel perseguire tale obiettivo la Società interagisce con i suoi Stakeholders, che sono rappresentati dalle seguenti categorie di soggetti:
· i Clienti/Consumatori, la soddisfazione dei cui bisogni consente di realizzare il valore aggiunto ottenuto dalla produzione di beni e servizi;
· i Fornitori, dai quali la Società si approvvigiona dei beni e dei servizi necessari per poter svolgere le proprie funzioni;
· i Concorrenti, la cui funzione nel mercato è quella di stimolare la produttività e l’efficienza;
· la Pubblica Amministrazione (Stato, Regioni, Enti Locali), a cui la Società conferisce risorse sotto forma di imposte, tasse, oneri sociali e previdenziali e contributi quando richiesti;
· la Collettività, intesa come società civile cui la Società contribuisce con le proprie attività di rilevanza sociale;
· le Generazioni Future, le cui capacità di soddisfare i propri bisogni non devono essere compromesse dal perseguimento degli obiettivi presenti e dalla degradazione dell’ambiente;
· i Collaboratori, intesi come amministratori, dipendenti ed altri collaboratori legati alla Società da rapporti di lavoro;
· gli Azionisti.
Interagire con gli Stakeholders per la Società significa realizzare il corretto equilibrio tra le legittime aspettative di ciascuno, al fine di garantire il soddisfacimento dei reciproci interessi ed una leale e una proficua collaborazione, ed il Codice Etico stabilisce i principi in base ai quali tale equilibrio può essere raggiunto.
Tale modalità di interazione presuppone, ovviamente, che anche le modalità di agire degli Stakeholders siano ispirate a principi etici non dissimili e la mancanza o il venir meno di tale reciprocità da parte degli Stakeholders comportano necessariamente l’impossibilità di instaurare o proseguire qualsiasi tipo di rapporto con gli stessi.
Il Codice Etico, pertanto, si applica secondo un principio di reciprocità a tutti gli Stakeholders della Società che, da parte sua, si impegna a realizzare tutti quegli strumenti (procedure, regolamenti, istruzioni, divulgazione, training, ecc.) necessari ad assicurare che i valori affermati nel Codice Etico siano rispecchiati nei comportamenti individuali, prevedendo anche adeguati sistemi di monitoraggio dei comportamenti e sistemi sanzionatori delle eventuali violazioni, la cui gravità può comportare anche la risoluzione dei rapporti intercorrenti.
Il Codice Etico
Il Codice Etico è costituito da:
1. I principi etici che definiscono i valori di riferimento nelle attività della Società.
2. Le norme di comportamento verso ciascun gruppo di Stakeholders, che forniscono nello specifico le linee guida e le regole alle quali i collaboratori della Società sono tenuti ad attenersi per il rispetto dei principi generali e per prevenire il rischio di comportamenti non etici.
3. I meccanismi e le procedure di attuazione e controllo, che descrivono il sistema per monitorare l’effettiva osservanza del Codice Etico e garantire il suo continuo miglioramento.
1. I principi etici che definiscono i valori di riferimento nelle attività di La Società
1.1 Legalità
La Società considera la legalità un valore imprescindibile e vitale nello svolgimento delle attività aziendali e si impegna, quindi, a rispettare le leggi ed i regolamenti vigenti in Italia e nei Paesi ove essa opera.
La Società si aspetta che i componenti degli organi sociali, i direttori generali, i dipendenti ed i collaboratori adempiano diligentemente i propri compiti nel rigoroso rispetto delle leggi e regolamenti, del Codice Etico e dei regolamenti interni.
In nessun caso il conseguimento dell’interesse della Società può giustificare una condotta non in linea con tale principio.
1.2 Integrità e trasparenza
Il profitto è un indicatore importante della “salute” dell’impresa ed è elemento fondamentale per la creazione di sviluppo e di benessere.
È altresì fondamentale che i comportamenti tenuti e le attività realizzate in nome e per conto della Società, comprese quelle di comunicazione e rendicontazione, siano improntati al rispetto dei principi di integrità e trasparenza.
La Società considera emanazione di tali principi l’agire con onestà, correttezza, lealtà e buona fede, evitando comportamenti scorretti, ingannevoli o anche solo negligenti, da cui si possa trarre indebito vantaggio, e si aspetta che i componenti dei propri organi sociali, i direttori generali, i dipendenti ed i collaboratori informino i propri comportamenti coerentemente a tali principi.
1.3 Equità sociale e valore della persona
La Società rispetta l’equità sociale e riconosce il valore della persona.
La Società rifiuta ogni forma di discriminazione basata su età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute, razza, nazionalità, estrazione culturale, opinioni politiche e credenze religiose e garantisce pari opportunità. La Società ripudia ogni forma di discriminazione nelle politiche di assunzione e nella gestione delle risorse umane.
Le persone sono il principale e costante punto di riferimento di tutto ciò che facciamo. I collaboratori rappresentano il patrimonio fondamentale ed insostituibile per il successo della Società che, quindi, tutela e promuove il valore delle proprie risorse umane allo scopo di migliorare e accrescere le loro competenze, offrendo adeguate occasioni di crescita professionale e di riconoscimento del merito.
La Società promuove il valore della persona attraverso il rispetto dell’integrità fisica, culturale e morale e sostiene e rispetta i diritti umani nell’ambito del proprio agire e della propria sfera d’influenza.
1.4 Professionalità e diligenza
La Società opera con professionalità nello svolgimento delle proprie attività aziendali ed assolve con diligenza agli impegni assunti.
Ciascun amministratore, direttore generale, dipendente e collaboratore della Società è ritenuto responsabile per le attività di propria competenza e la Società esige da essi comportamenti improntati alla professionalità e alla diligenza: ciò implica lo svolgimento del proprio lavoro con competenza, scrupolosità, adeguata preparazione professionale ed impiego adeguato delle energie e dei mezzi necessari per svolgerlo.
1.5 Riservatezza
La Società garantisce la tutela della riservatezza dei dati raccolti a qualsiasi titolo dalla medesima e/o comunicati alla medesima nello svolgimento della propria attività. Tali dati vengono raccolti, trattati e conservati in conformità alle leggi vigenti in materia.
La Società esige dagli amministratori, direttori generali, dipendenti e collaboratori il rispetto delle norme e delle procedure interne in materia di riservatezza.
1.6 Tutela dell’ambiente, della salute e della sicurezza dei luoghi di lavoro
La Società è impegnata a operare nel rispetto dell’ambiente, della salute delle persone e della sicurezza dei luoghi di lavoro, ben consapevole delle proprie responsabilità sociali ed etiche nei confronti delle comunità in cui opera o da cui trae risorse.
La Società considera l’ambiente come una risorsa da tutelare e rispetta le norme vigenti in tema di salvaguardia dell’ambiente.
La Società si impegna in ogni fase del suo agire ad applicare i criteri di cautela – il “Principio di Precauzione”([1]) – e un approccio preventivo nei riguardi dell’ambiente e della sua biodiversità; a promuovere iniziative per una maggiore responsabilità ambientale aziendale; a sviluppare l’impiego di mezzi e di tecnologie che non danneggino l’ambiente, a ridurre al minimo gli impatti ambientali di tutte le sue attività.
La Società rispetta le norme vigenti in tema di sicurezza dei luoghi di lavoro e pone in essere tutte le misure idonee alla prevenzione e protezione della salute e della sicurezza del personale.
La Società esige da amministratori, direttori generali, dipendenti e collaboratori il rispetto delle norme e delle procedure interne in materia di tutela ambientale e di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro e si aspetta dai medesimi collaborazione, al fine di contribuire a garantire la sicurezza dei luoghi di lavoro, anche segnalando prontamente eventuali carenze o il mancato rispetto della normativa applicabile.
[1] “Principio di Precauzione” è il principio in base al quale, in caso di dubbio sull’innocuità per l’ambiente o per la salute di un prodotto o di un metodo di produzione, la dimostrazione della non nocività deve essere a carico del produttore.
1.7 Qualità dei prodotti e dei servizi
L’impegno prioritario della Società è quello di commercializzare prodotti di qualità, sicuri per il consumatore, realizzati nel rispetto dell’ambiente e della dignità delle persone.
La Società rispetta le leggi e le norme in materia di prodotti per la cura della persona e affini (home fragrances) e segue i regolamenti di igiene e sicurezza nei propri impianti e luoghi di lavoro ed esige da amministratori, direttori generali, dipendenti e collaboratori di intervenire e correggere immediatamente ogni minaccia alla sicurezza o alla qualità dei prodotti.
1.8 Concorrenza leale
La Società confida nell’alta qualità dei propri prodotti e servizi, nella capacità e nell’impegno dei propri collaboratori; riconosce, pertanto, il valore della concorrenza libera, aperta e leale ed esige da amministratori, direttori generali, dipendenti e collaboratori di astenersi dal porre in essere comportamenti lesivi del principio della libera concorrenza.
La Società si avvale unicamente di esperti del settore e di altre fonti pubbliche per comprendere le strategie del business, dei Clienti e dei Fornitori, i trend della tecnologia, le proposte e gli sviluppi regolamentari, oltre che i comportamenti correnti e attesi di Fornitori e concorrenti. La Società raccoglie queste informazioni in modo corretto e legale, e mai attraverso mezzi dubbi, come per esempio il furto, l’accesso illegale, la corruzione o l’intercettazione elettronica.
1.9 Restrizioni commerciali, commercio illegale
La Società rispetta tutte le leggi ed i regolamenti nazionali e internazionali in materia di esportazioni e di embargo.
La Società non esercita e non facilita il commercio o il trasporto di oggetti, sostanze, informazioni o persone attraverso un confine internazionale, in violazione di leggi o normative vigenti. È fatto obbligo agli amministratori, direttori generali, dipendenti e collaboratori di segnalare immediatamente all’amministratore delegato, oltre che alle autorità competenti, eventuali tentativi a questo riguardo di cui venissero a conoscenza.
2. Le norme di comportamento verso ciascun gruppo di Stakeholders
2.1. Verso tutti gli Stakeholders
2.1.1. Trattamento delle informazioni
La Società tutela la riservatezza delle informazioni in suo possesso, raccoglie, tratta e custodisce i dati riservati conformemente alle norme vigenti in tema di privacy, raccogliendo sempre l’apposito consenso espresso ove richiesto dalla legge, impedisce ogni utilizzazione di tali dati diversa da quella eventualmente consentita da parte del legittimo titolare e pretende la sottoscrizione di patti di riservatezza da parte dei soggetti terzi che intervengono nel trattamento.
La Società vieta qualsiasi indagine sulle idee, sulle preferenze, sui gusti personali e, in generale, sulla vita privata dei dipendenti e dei collaboratori e di tutti i soggetti che operino con la Società in genere.
2.1.2. Regali
Non è ammessa alcuna offerta o elargizione, diretta o indiretta, di denaro, beni o altre utilità di qualsiasi natura e a qualsiasi titolo rivolte ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile alla Società, ad eccezione degli atti di cortesia commerciale, purché in natura, di modico valore, saltuari e tali da non poter essere interpretati da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi indebiti e purché autorizzato in base al sistema di poteri e deleghe in essere nella Società e sulla base delle indicazioni contenute nelle procedure aziendali.
Agli amministratori, ai direttori generali, ai dipendenti ed ai collaboratori della Società è fatto divieto di accettare, anche in occasioni di festività, per sé o per altri, omaggi o altre utilità, fatta eccezione per gli atti di cortesia commerciale, purché di modico valore, tali comunque da non poter essere interpretati da un osservatore imparziale come finalizzati ad acquisire vantaggi indebiti.
Gli amministratori, i direttori generali, i dipendenti ed i collaboratori della Società che, indipendentemente dalla loro volontà, ricevano doni o altre utilità di non modico valore e comunque in difformità da quanto sopra stabilito, ne devono dare tempestiva comunicazione scritta alla Società che potrà pretendere la restituzione di essi; nel caso in cui ciò non fosse possibile, il dono dovrà essere messo a disposizione della Società.
2.1.3. Comunicazioni con l’ambiente esterno
La comunicazione e divulgazione verso l’esterno (anche attraverso i mass media) di notizie, informazioni e dati relativi alla Società avviene nel rispetto del diritto all’informazione e delle leggi, ed è riservata esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte e designate, così da consentire e garantire un’informazione chiara, completa, coerente e trasparente. È vietato divulgare notizie false o tendenziose.
È vietato ogni comportamento che sia teso ad acquisire a qualunque titolo favoritismi da parte dei mezzi di comunicazione.
2.1.4. Conflitti di interesse
Gli amministratori, i direttori generali, i dipendenti ed i collaboratori della Società devono agire perseguendo l’interesse della Società; ad essi è dunque richiesto di evitare tutte le situazioni ed attività in cui si possano trovare in conflitto di interessi (anche concorrente o solo potenziale) per conto proprio o di terzi. Ogni decisione cui i medesimi siano chiamati nell’adempimento dei compiti assegnati deve essere assunta scevra da interferenze e condizionamenti creati da interessi propri o di terzi, così da garantire il perseguimento dell’effettivo interesse aziendale.
Gli amministratori, i direttori generali, i dipendenti ed i collaboratori della Società devono evitare pertanto ogni abuso della propria posizione con lo scopo di conseguire indebiti vantaggi per sé o per altri.
Eventuali situazioni di conflitto di interessi, ancorché concorrente o solo potenziale, dovranno essere tempestivamente e dettagliatamente comunicate alla Società ed il soggetto in conflitto dovrà astenersi dal compimento o dalla partecipazione agli atti relativi alla situazione di conflitto e/o che possano recare pregiudizio alla Società ovvero comprometterne l’immagine.
2.1.5. Chiarezza ed accortezza nelle operazioni e transazioni
La Società si aspetta che ogni operazione e/o transazione sia sottoposta ad un esame preventivo, che sia motivata e corrisponda all’effettivo interesse della Società e che possa essere successivamente controllata.
Ogni operazione e/o transazione posta in essere dalla Società, intesa nel senso più ampio del termine, deve quindi essere legittimamente decisa e debitamente autorizzata secondo le regole di ripartizione dei poteri decisionali ed in conformità alle procedure aziendali.
Per ogni operazione e/o transazione deve esserci un adeguato supporto documentale al fine di procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione/transazione medesima.
Nelle transazioni commerciali è richiesta particolare accortezza nella ricezione e spendita di monete, banconote, titoli di credito e valori in genere, al fine di evitare il pericolo di immissione sul mercato di valori contraffatti o alterati.
2.1.6. Divieto di operazioni finalizzate al riciclaggio di denaro
Nel rispetto del principio di legalità, la Società ripudia ogni comportamento che implichi lo svolgimento o il coinvolgimento a qualsiasi titolo in operazioni che trattino denaro, beni o altre utilità provenienti da attività criminali.
Onde evitare ab origine situazioni di tal tipo, la Società e chi per suo conto e/o in suo nome opera verificano, preventivamente all’instaurazione di ogni rapporto, l’onorabilità, l’affidabilità e l’integrità morale di coloro che intendono interagire con la Società e la liceità delle attività da questi svolte.
Gli amministratori, i direttori generali, i dipendenti ed i collaboratori della Società sono tenuti ad osservare rigorosamente le leggi e le procedure aziendali in qualsiasi transazione economica anche infragruppo che li veda coinvolti, assicurando la piena tracciabilità e documentabilità dei flussi finanziari in entrata e in uscita e la piena conformità degli stessi alle leggi in materia di antiriciclaggio.
2.2. Verso i Clienti/Consumatori
La Società si impegna a soddisfare le necessità dei propri Clienti nel rispetto degli accordi stipulati con gli stessi e degli standard qualitativi concordati con elevata professionalità, diligenza e collaborazione, allo scopo di fornire ai medesimi il massimo livello di servizio richiesto.
La Società si impegna a fornire un’informazione veritiera, accurata e completa sui prodotti dalla stessa commercializzati.
2.3. Verso i Fornitori
Il processo di acquisto della Società è improntato a conciliare, nello stesso tempo, la ricerca del massimo vantaggio competitivo per la Società con la concessione delle medesime opportunità a ciascun Fornitore e l’imparzialità nei confronti dei Fornitori concorrenti. In particolare, il processo di acquisto:
· permette a chiunque sia in possesso dei requisiti soggettivi e/o oggettivi fissati dalle norme aziendali di competere lealmente alla gara di fornitura;
· crea adeguate condizioni di concorrenza, considerando offerte e preventivi di diverse imprese fornitrici. Eventuali deroghe a questo processo, ad esempio nel caso di prodotti o servizi altamente specializzati, devono essere giustificate per iscritto.
La scelta dei Fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati dalle funzioni aziendali a ciò designate, e munite dei necessari poteri o eventualmente appositamente autorizzate in base a valutazioni obiettive che tengano conto dei requisiti di competenza, professionalità, qualità, affidabilità, reputazione e prezzo.
Anche in ossequio all’esigenza di poter effettuare controlli successivi alla conclusione di contratti di acquisto, la Società conserva tutta la documentazione a supporto delle scelte adottate per i periodi stabiliti dalle normative vigenti e/o dalle procedure interne.
La redazione di un contratto con un Fornitore deve sempre essere caratterizzata da estrema chiarezza e deve evitare ogni possibile forma di abuso.
Le violazioni dei principi generali del Codice Etico comportano meccanismi sanzionatori, tesi anche ad evitare reati contro la Pubblica Amministrazione e di corruttela in generale riconducibili alle attività della Società. Pertanto nei singoli contratti devono essere apposte apposite clausole.
Nell’ipotesi in cui il Fornitore, nello svolgimento della propria attività per la Società, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente Codice Etico, la Società è legittimata a prendere opportuni provvedimenti fino alla decisione di precludere eventuali altre occasioni di collaborazione.
I contratti devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Per una corretta gestione dei rapporti contrattuali la Società si impegna a non sfruttare posizioni di dominio rispetto alle proprie controparti ed a garantire un’informativa ampia ed esaustiva delle attività previste dai contratti stipulati.
2.4. Verso i Concorrenti
La Società si impegna a competere con gli operatori del mercato di riferimento, astenendosi da ogni forma di comportamento collusivo o abusivo di posizione dominante che potrebbe generare una violazione del principio di concorrenza leale.
La Società non nega, nasconde o ritarda alcuna informazione richiesta dall’autorità antitrust e dagli organi di regolazione nelle loro funzioni ispettive e collabora attivamente nel corso delle procedure istruttorie.
2.5. Verso la Pubblica Amministrazione
Per Pubblica Amministrazione italiana o straniera si intende ricomprendere ogni soggetto di diritto pubblico, nazionale, comunitario o internazionale, comprese le autorità garanti e di vigilanza, che svolga una “funzione pubblica” o un “pubblico servizio”.
Per “funzione pubblica” si intende l’attività disciplinata da norme di diritto pubblico, attinenti alle funzioni legislative, amministrative e giudiziarie.
Per “servizio pubblico” si intende l’attività di produzione di beni e servizi di interesse generale ed assoggettata alla vigilanza di un’Autorità Pubblica e l’attività volta a garantire i diritti della persona alla vita, alla salute, alla libertà di comunicazione, anche in regime di concessione e/o convenzione.
Ferma restando l’applicazione dei principi etici e delle regole di comportamento sopra enunciati, la Società ritiene opportuno specificare quanto segue con riferimento ai rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Solamente soggetti debitamente incaricati possono tenere rapporti con la Pubblica Amministrazione per conto della Società ed assumere le relative decisioni. I medesimi soggetti, qualora dovessero trovarsi in situazione di conflitto di interessi nel rappresentare la Società davanti alla Pubblica Amministrazione o nell’assumere per la Società decisioni inerenti rapporti con la Pubblica Amministrazione, dovranno astenersi da qualsiasi rapporto con la Pubblica Amministrazione e dall’assunzione di qualsiasi decisione.
Coloro che agiscono per conto della Società nei rapporti con la Pubblica Amministrazione evitano comportamenti idonei ad indurre la Pubblica Amministrazione alla violazione dei principi di imparzialità e correttezza cui quest’ultima è tenuta. È vietato ai predetti soggetti porre in essere comportamenti volti a influenzare a qualsiasi titolo le decisioni dei rappresentanti della Pubblica Amministrazione, onde favorire il conseguimento da parte della Società di profitti o vantaggi illeciti o comunque indebiti.
Nell’ambito dei rapporti con la Pubblica Amministrazione:
· la Società condanna comportamenti di corruzione, attiva o passiva, o comportamenti collusivi di qualsiasi natura e forma;
· la Società vieta ai propri amministratori, direttori generali, dipendenti e collaboratori di offrire, direttamente o indirettamente, denaro o utilità di qualsiasi tipo in favore di esponenti della Pubblica Amministrazione, o loro parenti (sono fatti salvi gli atti di cortesia istituzionale effettuati presso la sede della Società nel corso di ispezioni, verifiche, accessi da parte dei Pubblici Ufficiali o di Incaricati di un Pubblico Servizio, quali l’offerta di un caffè, thè, acqua minerale, bevande simili);
· non è consentito esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare i rappresentanti della Pubblica Amministrazione, a titolo personale, o i relativi familiari;
· non è ammesso sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.
Con riferimento a contributi e sovvenzioni, la Società condanna i comportamenti volti ad ottenere contributi e sovvenzioni da parte dello Stato, dell’Unione Europea o di altro Ente Pubblico, utilizzando dichiarazioni e/o documenti allo scopo alterati o falsificati, o per il tramite di informazioni omesse o, più genericamente, per il tramite di artifici o raggiri, compresi quelli realizzati per mezzo del sistema informatico o telematico, volti ad indurre in errore l’ente erogatore.
Contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dallo Stato o da un altro Ente pubblico o dall’Unione Europea, anche se di modico valore e/o importo, dovranno essere destinati alla specifica finalità per la quale sono stati concessi.
2.6. Verso la Collettività
La Società può aderire a richieste di contributi e sponsorizzazioni per attività senza fine di lucro di rilevanza sociale e culturale (ad esempio nell’ambito di manifestazioni sportive, per iniziative a tutela e promozione dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo o dell’arte), purché sia accertata l’affidabilità e l’onorabilità del soggetto promotore, del soggetto beneficiario dell’iniziativa e degli altri soggetti coinvolti nella suddetta attività, sempreché si tratti di contributi e sponsorizzazioni di valore congruo.
In ogni caso, l’adesione a dette richieste dovrà essere legittimamente assunta, debitamente motivata ed autorizzata secondo le regole di ripartizione dei poteri decisionali ed in conformità alle procedure aziendali, coerente, documentata e registrata in modo tale da essere in ogni tempo verificabile.
La Società non contribuisce in alcun modo al finanziamento di partiti, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali o di loro rappresentanti o candidati e si astiene dal porre in essere comportamenti volti ad esercitare pressioni, dirette o indirette, ad esponenti politici. Tuttavia, la Società riconosce il diritto dei propri dipendenti di partecipare individualmente alle attività politiche qualora sia assolutamente chiaro che essi non rappresentano la Società in tali attività.
2.7. Verso le Generazioni Future
La politica ambientale della Società trova fondamento nella convinzione che l’ambiente, oltre che un bene comune da salvaguardare, può rappresentare un vantaggio competitivo in un mercato sempre più globale ed attento alla qualità della vita ed ai comportamenti.
Gli strumenti utilizzati dalla Società per promuovere la propria politica ambientale sono:
· un sistema periodico di acquisizione dei dati ambientali, che assicura il controllo delle prestazioni delle attività industriali/commerciali;
· attività di sensibilizzazione e di formazione ambientale per i collaboratori, che mirano alla divulgazione interna delle iniziative e ad accrescere le competenze e la professionalità dei dipendenti;
· programmi per un uso razionale dell’energia, dell’acqua e delle altre risorse
· programmi per la gestione dei rifiuti (riciclaggio, etc.).
2.8. Verso il Personale
2.8.1. Selezione del personale ed assunzioni
La selezione del personale è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.
Le informazioni richieste ai candidati sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.
La funzione preposta alla selezione, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi o forme di clientelismo nelle fasi di selezione ed assunzione. Il personale addetto alle selezioni è tenuto a dichiarare la presenza fra i candidati di propri parenti, consanguinei o persone con le quali a qualunque titolo intercorrano o siano intercorsi rapporti lavorativi o personali.
Al fine di garantire il pieno rispetto della persona, la Società contrasta il lavoro minorile, astenendosi da qualsiasi forma di sfruttamento dello stesso.
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro, nel rispetto delle leggi vigenti e dei contratti collettivi nazionali applicabili; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.
All’atto della costituzione del rapporto di lavoro ogni lavoratore riceve adeguata e chiara informativa in merito:
· alle caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;
· agli elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro e dalla contrattazione integrativa;
· alle norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all’attività lavorativa;
· alle norme etico comportamentali contenute nel Codice Etico e modalità di reperimento del regolamento interno e delle regole di comportamento a cui il dipendente/collaboratore è richiesto di attenersi nello svolgimento della propria attività lavorativa e nella relazione con i colleghi.
Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l’accettazione sia basata su una comprensione effettiva di tutti i suoi contenuti.
La Società esegue il contratto di lavoro con equità, senza sfruttare eventuali condizioni di debolezza del lavoratore. Parallelamente, la Società si aspetta che tutti i suoi dipendenti e collaboratori adempiano il contratto con la diligenza richiesta dall’incarico ricevuto.
I dipendenti ed i collaboratori della Società sono una risorsa strategica, che va adeguatamente valorizzata.
La Società evita qualsiasi forma di discriminazione – ad esempio in base a sesso, razza, credo religioso, opinioni politiche, stato sociale, età e stato di salute – nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori, offrendo pari opportunità nel lavoro e nell’avanzamento professionale.
Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai dipendenti e collaboratori (quali ad esempio promozione o trasferimento) e/o su considerazioni di merito trasparenti e verificabili. Qualsiasi incentivo, sotto forma di compenso economico o di beni materiali, deve essere opportunamente autorizzato.
Compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite quelle flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolano la gestione dello stato di maternità, paternità e in generale della cura dei figli.
La Società promuove l’instaurazione di un clima di rispetto reciproco tra i propri dipendenti e collaboratori.
Sono vietati comportamenti che integrino abuso di autorità nei confronti dei sottoposti, che creino un clima intimidatorio o non rispettoso della dignità umana.
La Società garantisce la libertà di associazione dei lavoratori e riconosce il diritto alla contrattazione collettiva. Si impegna a non usufruire, neppure indirettamente, sia del lavoro forzato e obbligatorio, sia del lavoro minorile.
La Società si impegna a impedire ogni forma di mobbing e di sfruttamento del lavoro, sia diretto che indiretto, ed a riconoscere nel merito, nelle prestazioni di lavoro e nelle potenzialità professionali i criteri determinanti per gli sviluppi retributivi e di carriera.
I responsabili gerarchici debbono impiegare e valorizzare al meglio le professionalità dei propri collaboratori, attivando tutte le leve disponibili per favorirne lo sviluppo e la crescita.
L’azienda mette a disposizione strumenti informativi e formativi, con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze, di conservare e accrescere il valore professionale del personale.
Ciascun responsabile gerarchico deve richiedere ai propri collaboratori prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con le esigenze organizzative dell’azienda.
È considerato abuso di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni di utilità personale o qualunque comportamento in violazione del presente Codice Etico.
2.8.4. Tutela della sicurezza e salute sul luogo di lavoro
La Società tutela la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro, in ottemperanza alle normative anche antinfortunistiche vigenti. Promuove la diffusione di una cultura della sicurezza e sviluppa la consapevolezza dei rischi connessi alle attività lavorative svolte, promuovendo ed esigendo da tutti gli amministratori, i direttori generali, i dipendenti e collaboratori, ad ogni livello, comportamenti responsabili e rispettosi delle procedure aziendali adottate in materia di sicurezza sul lavoro.
La Società si impegna al rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione sul luogo di lavoro, con particolare riferimento a quanto previsto nel D.Lgs. n. 81/2008 – e successive modificazioni ed integrazioni –, anche ai fini della ragionevole prevenzione dei reati di omicidio colposo e lesioni personali colpose gravi o gravissime commessi con violazione delle norme a tutela della salute e sicurezza sul lavoro.
La Società in particolare si impegna a compiere quanto possibile per:
· combattere alla fonte i rischi connessi alla sicurezza sul luogo di lavoro;
· evitare tali rischi;
· valutare i rischi che non possono essere evitati;
· porre in essere tutte le attività preventive necessarie onde proteggere la salute di tutti coloro che prestano la propria attività lavorativa a favore della Società, fornendo i mezzi ed i dispositivi di protezione individuale che fossero necessari nel rispetto della normativa vigente;
· promuovere e garantire la formazione ed informazione di tutti coloro che prestano in suo favore la propria attività lavorativa in merito ai rischi cui gli stessi sono eventualmente esposti e ai metodi per prevenire infortuni sul lavoro;
· controllare continuamente l’efficienza del sistema a presidio dei rischi connessi alla sicurezza, tenendo conto del grado di evoluzione della tecnica.
La Società si impegna anche a garantire la tutela delle condizioni di lavoro nella protezione dell’integrità psico-fisica del lavoratore e nel rispetto della sua personalità morale, evitando che questa subisca illeciti condizionamenti o indebiti disagi.
2.8.5. Doveri dei Collaboratori
Il collaboratore deve agire lealmente, nel rispetto degli obblighi assunti attraverso il contratto di lavoro o altro contratto stipulato e di quanto previsto dal Codice Etico, accettando laddove applicabile l’autorità dei superiori, posto che essa sia esercitata equamente, assicurando le prestazioni richieste e portando il suo contributo personale di idee, proattività ed entusiasmo, apporti indispensabili per lo sviluppo armonico e duraturo dell’impresa.
La mancanza da parte di un dipendente del rispetto del Codice Etico o di altre policies aziendali, lo renderà passibile di azioni disciplinari, inclusa la sospensione dall’incarico, fino ad arrivare all’allontanamento dall’azienda.
Nei confronti di tutti gli interlocutori, i collaboratori della Società sono tenuti ad osservare comportamenti contraddistinti da disponibilità, rispetto e cortesia, nell’ottica di mantenere e sviluppare nel tempo rapporti collaborativi e di elevata professionalità.
Sono inoltre tenuti ad usare sempre, in forma scritta e/o verbale, un linguaggio professionale e privo di elementi che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale e/o possano creare fraintendimenti.
I collaboratori devono conoscere e uniformarsi a quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. Essi sono tenuti, altresì, a redigere i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, lecito e appropriato e a consentire le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.
2.8.6. Utilizzo di beni aziendali
Ogni collaboratore è tenuto ad operare per la tutela dei beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo; deve, quindi:
· utilizzare con diligenza, buon senso ed oculatezza i beni affidategli;
· evitare utilizzi che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque contrari all’interesse dell’azienda.
Ogni collaboratore è altresì responsabile della conservazione e della protezione delle risorse affidategli e ha il dovere di informare tempestivamente le unità preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per l’impresa.
La Società si riserva il diritto di impedire e, se del caso, sanzionare utilizzi impropri dei suoi beni o comunque dei beni che sono nella sua disponibilità attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando quanto previsto dalle norme vigenti (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori ecc.).
In particolare ogni collaboratore è tenuto a:
· adottare alla lettera quanto previsto dalle politiche e procedure di sicurezza aziendali;
· custodire l’autovettura aziendale, eventualmente in dotazione, con la massima diligenza e a restituirla, alla scadenza del contratto, in buono stato di conservazione, salvo il normale degrado dell’uso; inoltre, per quanto riguarda la manutenzione e le spese di gestione, dovranno attenersi scrupolosamente a quanto previsto dalla normativa aziendale di riferimento;
· utilizzare le risorse tecnologiche in modo professionale. Tali risorse non devono essere usate in modo offensivo o non appropriato: in particolare è vietata la visione, la conservazione e/o la distribuzione di materiale, come ad esempio:
o immagini e filmati pornografici
o immagini, filmati o altro materiale a sfondo sessuale
o animazioni, scherzi, barzellette o altro materiale che violino il rispetto della dignità altrui
· “navigare” sui siti Internet, solo quando necessario, seguendo scrupolosamente le relative norme interne.
2.8.7. Rimborsi spese
Tutti i collaboratori della Società devono attenersi alle norme comportamentali richiamate nelle procedure adottate dalla società nella gestione dei rimborsi spese ed anticipi.
In particolare, nell’effettuazione di spese a fronte di trasferta i collaboratori della Società si devono ispirare al concetto di “buon padre di famiglia”, oltre che ai principi di :
· integrità;
· trasparenza: le informazioni sulle spese sostenute devono essere puntuali, complete, accurate e veritiere;
· onestà e diligenza: la Società e tutti i collaboratori si impegnano a non sfruttare a proprio favore situazioni-limite o ambigue.
2.9. Verso gli Azionisti
Il Consiglio di Amministrazione della Società provvede a garantire la funzionalità e l’adeguatezza del sistema di controllo interno, definendone le procedure.
In tema di controllo interno la Società adotta un sistema che ha l’obiettivo di:
· accertare l’adeguatezza dei diversi processi aziendali in termini di efficacia, efficienza, equità ed economicità;
· garantire l’affidabilità e la correttezza delle scritture contabili e la salvaguardia del patrimonio aziendale;
· assicurare la conformità degli adempimenti operativi alle normative interne ed esterne, alle direttive ed agli indirizzi aziendali.
3. I meccanismi e le procedure di attuazione e di controllo
Una corretta ed efficace applicazione del Codice Etico è possibile soltanto attraverso l’impegno e il concorso dell’intera struttura della Società, che deve rendere ogni singolo comportamento coerente con i principi etici del Codice stesso e collaborare con l’organismo responsabile del processo di attuazione e controllo, cioè con il Consiglio di Amministrazione.
3.1. Responsabilità del Consiglio di Amministrazione
Il Consiglio di Amministrazione della Società (di seguito denominato il “C.d.A.”) in materia di Codice Etico:
· approva il Codice Etico e le successive modifiche;
· effettua le verifiche circa l’adeguatezza e lo stato di attuazione e rispetto del Codice Etico, apportando le necessarie modifiche ed integrazioni;
· valuta, su base annuale, i piani di comunicazione e di formazione etica.
3.2. Comunicazione e informazione
Allo scopo di favorire la conoscenza del Codice Etico da parte di tutti gli Stakeholders interni ed esterni. La società predispone apposite attività di comunicazione e informazione, compresa la pubblicazione di tali documenti nel sito web della Società.
Queste attività sono parte integrante del piano istituzionale di comunicazione interna ed esterna predisposto dalle rispettive funzioni aziendali a ciò preposte e sono attivate al momento del rilascio iniziale del Codice Etico e in occasione di tutte le sue successive revisioni.
A tutti i collaboratori viene consegnata copia del presente Codice Etico e richiesta la sottoscrizione di una dichiarazione contenente l’impegno a partecipare alle attività formative riguardanti il Codice Etico eventualmente organizzate dalla Società e a tenere un comportamento conforme alle prescrizioni contenute nel suddetto Codice Etico.
3.3. Segnalazioni degli Stakeholders
Tutti gli Stakeholders della Società sono tenuti ed incoraggiati a segnalare ad uno degli Amministratori Delegati della Società qualsiasi violazione o sospetto di violazione del Codice Etico.
Tali segnalazioni possono essere effettuate con le seguenti modalità alternative:
- a mezzo posta elettronica al seguente indirizzo: info@mavive.com
- a mezzo posta all’indirizzo: Mavive Spa, Via Altinia, 300/G, 30173 Dese Venezia
- a mezzo di un’apposita cassetta disponibile presso la sede della Società.
Ciascun Amministratore Delegato provvede a valutare le segnalazioni ricevute con discrezionalità e responsabilità, provvedendo ad indagare, ascoltando l’autore della segnalazione e il responsabile della presunta violazione, motivando per iscritto la ragione dell’eventuale autonoma decisione di non procedere.
In caso di segnalazioni in forma anonima, gli Amministratori Delegati si riservano di prendere in considerazione solamente segnalazioni ben circostanziate.
La Società garantisce la tutela di qualunque segnalante contro ogni forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede, e assicura in ogni caso la massima riservatezza circa la loro identità, fatti salvi gli obblighi di legge.
Gli Amministratori Delegati:
· comunicano i provvedimenti adottati alle competenti funzioni aziendali; queste ultime ne curano l’attuazione e ne riferiscono l’esito all’Amministratore Delegato che ha effettuato la predetta comunicazione;
· riferiscono almeno annualmente le informazioni che il Consiglio di Amministrazione necessita per adempiere ai compiti allo stesso assegnati in materia di Codice Etico.
Codice Etico approvato dal CdA di Mavive S.p.A. in data 17 febbraio 2020.